8D tool di Qualità per il problem solving

L’8D (8 discipline) è uno strumento che serve ad analizzare in maniera approfondita un problema ed assicurarne la completa risoluzione. Tutto il processo viene dettagliatamente formalizzato in un report 8D.

Si tratta di un tool molto completo e ben fatto. Viene utilizzato per la risoluzione di problematiche complesse e spesso viene richiesto dai Clienti come evidenza del processo di risoluzione utilizzato.

Generalmente vengono definiti anche dei tempi entro i quali bisogna raggiungere le varie fasi dell’8D. Ma vediamo nel dettaglio quali sono gli 8 step del tool:

D1: Identificazione del problema e definizione del Team

Nello step D1, si identifica il problema da risolvere e lo si classifica in base alle proprie esigenze in modo da poter recuperare i dati per successive analisi statistiche. In questa stessa fase, va definito anche il Team Leader, il Team di lavoro e generalmente l’elenco delle persone che devono essere informate dell’avanzamento. Il Team Leader è la persona che ha l’ownership di portare a conclusione il processo di 8D. Chiaramente non farà tutto da solo, ma sarà supportato dal Team di lavoro, ovvero da tutte le persone che contribuiranno alle varie fasi di sviluppo dell’8D.

D2: Definizione del problema

Nello step D2 il problema viene descritto in maniera dettagliata, aggiungendo informazioni che tipicamente sono:

  • Chi ha scoperto il problema?
  • Quando è stato scoperto il problema?
  • Come è stato scoperto il problema?
  • Dove è stato scoperto il problema?
  • Perché è un problema?
  • Ci sono stati problemi analoghi in passato?
  • Chi è a conoscenza del problema? (Es. Il Cliente è informato o non ne sa nulla)

A questo punto devo fare una precisazione: nel tool originale, si passa allo step D3 che consiste nella definizione ed attuazione delle azioni di contenimento, e successivamente c’è una suddivisione in due step per definizione ed attuazione di azioni correttive. Io descriverò invece il tool così come l’ho utilizzato e l’ho visto utilizzare finora da varie aziende. Nella sostanza non cambia nulla, c’è solo una suddivisione leggermente diversa, ed a mio avviso più funzionale, tra le varie fasi.

D3: Analisi di sicurezza

In questo step, una persona identificata come Safety Leader dell’8D, dovrà analizzare l’impatto del problema dal punto di vista della sicurezza. In genere viene stabilita una scala di criticità in modo da classificare correttamente gli 8D in base all’impatto dei problemi sulla sicurezza. Questa classificazione serve a dare priorità alla risoluzione di alcuni problemi più critici per la sicurezza rispetto ad altri.

Generalmente in base a questa classificazione variano anche i tempi entro i quali devono essere chiusi i vari step dell’8D.

D4: Azioni di contenimento

Nello step D4 bisogna definire ed attuare delle azioni di contenimento. Le azioni di contenimento sono le attività necessarie per bloccare e circoscrivere il problema, ovvero evitare che possa ripresentarsi finché il problema non sarà definitivamente risolto.

Tipicamente un’azione di contenimento può essere un controllo aggiuntivo che viene effettuato al fine di individuare preventivamente l’insorgere del problema. Si tratta in questo caso di un controllo che non si intende fare per sempre, ma solo finché le fasi successive dell’8D non saranno risolte.

D5: Analisi delle Cause

Una volta bloccato il dilagare del problema, in questo step bisogna capire il motivo o i motivi per i quali il problema si è verificato.

Bisogna identificare le cause radici e non cause secondarie. A questo scopo, possono essere utilizzati alcuni tool di supporto come l’Ishikawa o il 5whys di cui parleremo in qualche prossimo articolo. Per adesso, quello che ti interessa sapere è che la causa da individuare è quella più profonda. Se ad esempio il problema è un componente difettoso, una causa che potrebbe emergere è l’errore umano di un operatore addetto al montaggio, ma ciò non basta. Dovrai approfondire per capire se l’errore umano possa essere stato generato da un evento esterno (es. una macchina che non funziona correttamente, un errore nella descrizione del processo produttivo, ecc.).

È importante risalire alla causa radice perché solo così potranno essere definite ed attuate le azioni correttive idonee alla risoluzione del problema. Ritornando all’esempio precedente, individuando come causa radice l’errore umano, l’azione potrebbe essere una formazione del personale, o una sensibilizzazione. Ma se la vera causa radice fosse stata la macchina malfunzionante, certamente la nostra azione effettuata verso la persona non risolverebbe il problema.

D6: Implementazione azioni correttive e verifica di efficacia

In questa fase, poiché sono note le cause radice, bisogna definire delle azioni correttive che risolvano il problema in maniera definitiva. Chiaramente ad ogni azione deve corrispondere un responsabile ed una data entro la quale l’azione deve essere effettuata.

Successivamente alla chiusura delle azioni, bisognerà procedere alla verifica di efficacia (es. Se l’azione è la riparazione di una macchina, dopo la sua chiusura bisognerà verificare che effettivamente i pezzi lavorati dalla macchina riparata risultino sempre conformi).

D7: Azioni preventive e standardizzazione

In questa fase vengono definite ed attuate delle misure preventive che servono a rafforzare il sistema in modo che problemi analoghi non si ripresentino più in futuro. Tipicamente sono aggiornamenti di istruzioni, analisi comparative, informative da diffondere, ecc.

D8: Chiusura dell’8D

Questo è lo step finale e serve a formalizzare la chiusura dell’8D, quindi la risoluzione definitiva del problema. Generalmente il Team Leader o una figura di maggiore responsabilità effettua la chiusura ed invia una comunicazione per congratularsi con il Team di lavoro.

In conclusione, questo tool è molto strutturato ed è utile da utilizzare soprattutto per problemi di non immediata risoluzione. Se viene applicato correttamente, il tool 8D garantisce la piena risoluzione dell’anomalia. Chiaramente fornire al Cliente un report di 8D per formalizzare la risoluzione di una Non Conformità ricevuta, è anche un modo per dimostrare che la nostra azienda lavori in maniera ben strutturata.